Angielskie świadectwo pracy p45 a obowiązki pracodawcy

W dobie globalizacji i swobodnego przepływu osób na europejskim rynku pracy, polscy pracodawcy coraz częściej zatrudniają pracowników, którzy swoje wcześniejsze doświadczenie zawodowe zdobywali poza granicami kraju. Jednym z najpopularniejszych kierunków emigracji zarobkowej Polaków przez lata była Wielka Brytania. Osoby powracające z Zjednoczonego Królestwa i ubiegające się o zatrudnienie w Polsce bardzo często przedstawiają dokument o nazwie P45 jako dowód swojej dotychczasowej aktywności zawodowej. Dla wielu działów kadr i płac pojawienie się tego dokumentu rodzi szereg pytań. Czy angielskie świadectwo pracy p45 jest tożsame z polskim odpowiednikiem? Jakie obowiązki spoczywają na pracodawcy w związku z jego przedłożeniem? Niniejsza publikacja szczegółowo omawia te zagadnienia, opierając się na obowiązujących przepisach prawa pracy oraz praktyce urzędowej.

Czym jest brytyjski formularz P45 i jak się ma do polskiego świadectwa pracy?

Aby właściwie ocenić obowiązki pracodawcy, należy najpierw zrozumieć, czym w istocie jest dokument P45. W brytyjskim systemie prawno-podatkowym nie istnieje bezpośredni odpowiednik polskiego świadectwa pracy w formie, do której przyzwyczajeni są polscy urzędnicy i pracodawcy. Brytyjskie prawo pracy nie nakłada na tamtejszych pracodawców obowiązku wydawania szczegółowych dokumentów przebiegu zatrudnienia, takich jak polskie świadectwo pracy regulowane przepisami Kodeksu pracy.

Formularz P45 (oficjalnie: Details of employee leaving work) to dokument podatkowy generowany przez brytyjski urząd skarbowy (HM Revenue and Customs - HMRC) i wystawiany przez pracodawcę w momencie, gdy pracownik kończy u niego zatrudnienie. Zawiera on przede wszystkim informacje o charakterze fiskalnym, takie jak kod podatkowy pracownika (tax code), kwotę zarobków w bieżącym roku podatkowym oraz sumę odprowadzonego podatku dochodowego. Kluczową informacją z punktu widzenia polskiego prawa pracy jest jednak data zakończenia zatrudnienia u danego pracodawcy, a także dane identyfikacyjne firmy i pracownika.

Należy wyraźnie podkreślić, że angielskie świadectwo pracy p45 nie zawiera wielu informacji, które są standardem w polskim dokumencie. Nie znajdziemy tam informacji o wymiarze czasu pracy (np. pełen etat, pół etatu), liczbie wykorzystanych dni urlopu wypoczynkowego, okresach niezdolności do pracy z powodu choroby czy też trybie i podstawie prawnej rozwiązania stosunku pracy. Z tego względu P45 nie może być traktowane jako bezpośredni, stuprocentowy odpowiednik polskiego świadectwa pracy, choć w praktyce stanowi kluczowy dowód potwierdzający fakt i okres wykonywania pracy w Wielkiej Brytanii. Dla polskiego pracodawcy oznacza to konieczność wykazania się elastycznością i zrozumieniem specyfiki zagranicznych rynków pracy.

Zaliczenie zagranicznego stażu pracy w Polsce – podstawa prawna

Głównym powodem, dla którego pracownik przedkłada dokument P45 polskiemu pracodawcy, jest chęć zaliczenia okresu pracy za granicą do tzw. stażu pracy, od którego zależą określone uprawnienia pracownicze w Polsce. Kwestię tę reguluje bezpośrednio ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Zgodnie z art. 86 ust. 1 tej ustawy, udokumentowane okresy zatrudnienia przebyte za granicą u pracodawców zagranicznych są zaliczane do okresów pracy w Rzeczypospolitej Polskiej w zakresie uprawnień pracowniczych.

Oznacza to, że polski pracodawca ma prawny obowiązek uwzględnić okres pracy w Wielkiej Brytanii przy ustalaniu takich uprawnień jak:

wymiar urlopu wypoczynkowego (20 lub 26 dni w roku kalendarzowym),
dodatek stażowy (jeśli występuje u danego pracodawcy, np. w sferze budżetowej),
nagroda jubileuszowa,
okres wypowiedzenia umowy o pracę (w przypadkach, gdzie staż u danego pracodawcy ma znaczenie, choć tu zazwyczaj liczy się staż u obecnego pracodawcy, chyba że nastąpiło przejście zakładu pracy),
odprawa emerytalna lub rentowa.

Wpływ zagranicznego stażu pracy na wymiar urlopu wypoczynkowego jest najczęstszym punktem spornym na linii pracownik-pracodawca. Aby pracownik mógł cieszyć się wyższym wymiarem urlopu (26 dni zamiast 20), musi wykazać łączny staż pracy wynoszący co najmniej 10 lat (wliczając w to okresy nauki szkolnej zgodnie z Kodeksem pracy). Praca w Wielkiej Brytanii udokumentowana za pomocą P45 może wydatnie pomóc w osiągnięciu tego progu. Warto pamiętać, że zaliczeniu podlegają wyłącznie okresy zatrudnienia w ramach stosunku pracy – praca na własny rachunek (self-employment) w UK nie jest zaliczana do polskiego stażu pracy wpływającego na uprawnienia pracownicze, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

Jak Brexit wpłynął na uznawanie dokumentów takich jak P45?

Wielu pracodawców zastanawia się, czy wystąpienie Wielkiej Brytanii z Unii Europejskiej (Brexit) zmieniło zasady zaliczania stażu pracy. Odpowiedź brzmi: nie. Przepis art. 86 ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy mówi ogólnie o „zatrudnieniu przebytym za granicą u pracodawców zagranicznych”. Nie ogranicza on tego uprawnienia wyłącznie do krajów członkowskich Unii Europejskiej czy Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Staż pracy zdobyty w Wielkiej Brytanii zarówno przed, jak i po Brexicie, musi być przez polskiego pracodawcę uwzględniony na takich samych zasadach. Zmieniły się jedynie kwestie związane z koordynacją systemów zabezpieczenia społecznego i transferem zasiłków, jednak samo prawo do zaliczenia stażu pracy do uprawnień pracowniczych w Polsce pozostało nienaruszone.

Obowiązki polskiego pracodawcy wobec pracownika przedkładającego P45

Gdy pracownik dostarcza do działu kadr angielskie świadectwo pracy p45, na pracodawcy spoczywa obowiązek rzetelnej weryfikacji tego dokumentu. Pracodawca nie może arbitralnie odrzucić dokumentu P45 tylko dlatego, że nie przypomina on polskiego świadectwa pracy. Postępowanie takie mogłoby zostać uznane za naruszenie praw pracowniczych i stać się podstawą do interwencji Państwowej Inspekcji Pracy lub skierowania sprawy do sądu pracy.

Czy pracodawca może żądać tłumaczenia przysięgłego?

Przepisy polskiego prawa pracy nie rozstrzygają wprost, czy dokumenty potwierdzające staż pracy za granicą muszą być przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego. Zgodnie z ustawą o języku polskim, dokumenty w obrocie pracowniczym powinny być sporządzane w języku polskim. W praktyce oznacza to, że pracodawca ma prawo zażądać od pracownika przedstawienia tłumaczenia dokumentu P45.

Warto jednak podejść do tej kwestii pragmatycznie. Formularz P45 jest dokumentem o ujednoliconym, prostym szablonie. Większość informacji w nim zawartych sprowadza się do dat i liczb. Jeśli pracodawca lub pracownik działu kadr bez trudu rozumie treść dokumentu, żądanie kosztownego tłumaczenia przysięgłego może być uznane za nadmierny formalizm. Niemniej jednak, w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy lub w sytuacjach wątpliwych, posiadanie tłumaczenia (choćby zwykłego, a najlepiej przysięgłego) w aktach osobowych pracownika stanowi dla pracodawcy bezpieczną tarczę prawną. Koszt takiego tłumaczenia co do zasady obciąża pracownika, gdyż to w jego interesie leży udowodnienie prawa do określonych uprawnień.

Inne dokumenty potwierdzające zatrudnienie w UK

Ponieważ P45 zawiera jedynie datę zakończenia pracy, nie zawsze pozwala na precyzyjne określenie pełnego okresu zatrudnienia (daty rozpoczęcia pracy). Formularz ten wskazuje bowiem zarobki w danym roku podatkowym, który w Wielkiej Brytanii trwa od 6 kwietnia do 5 kwietnia kolejnego roku. Jeśli pracownik pracował u danego pracodawcy przez kilka lat, P45 wykaże jedynie datę odejścia oraz dochody z ostatniego roku podatkowego.

W związku z tym polski pracodawca ma prawo, a nawet obowiązek poprosić pracownika o przedstawienie dodatkowych dokumentów uwiarygodniających cały okres zatrudnienia. Do takich dokumentów należą:

angielska umowa o pracę (Employment Contract),
paski wypłat (payslips) – w szczególności pierwszy i ostatni z danego okresu zatrudnienia,
roczne podsumowania podatkowe P60, które są odpowiednikiem polskiego PIT-11 i zawierają podsumowanie całego roku pracy,
referencje lub zaświadczenie o zatrudnieniu wystawione przez brytyjskiego pracodawcę (Statement of Employment),
wyciąg z konta bankowego potwierdzający regularne wpływy wynagrodzenia od pracodawcy.

Pracodawca powinien oceniać te dokumenty łącznie. Jeśli z umowy o pracę wynika data jej rozpoczęcia, a z P45 data jej zakończenia, pracodawca ma pełen obraz sytuacji i może bez przeszkód zaliczyć cały ten okres do stażu pracy.

Procedura krok po kroku: Jak pracodawca powinien rozliczyć staż pracy z P45

Aby proces weryfikacji i zaliczenia zagranicznego stażu przebiegł sprawnie i zgodnie z prawem, pracodawca powinien wdrożyć przejrzystą procedurę wewnętrzną:

Przyjęcie dokumentów: Pracownik składa w dziale kadr formularz P45 wraz z ewentualnymi dokumentami uzupełniającymi (np. umową o pracę, paskami płac). Pracodawca powinien sporządzić kopie tych dokumentów, a oryginały zwrócić pracownikowi.
Analiza formalna: Pracodawca weryfikuje autentyczność dokumentu P45. Sprawdza dane pracodawcy (nazwę firmy, numer referencyjny pracodawcy - Employer PAYE reference) oraz dane pracownika (National Insurance Number - odpowiednik polskiego PESEL/NIP dla celów ubezpieczeniowych).
Ustalenie okresu zatrudnienia: Na podstawie P45 oraz dokumentów uzupełniających pracodawca ustala dokładną datę rozpoczęcia i zakończenia stosunku pracy w Wielkiej Brytanii. Jeśli daty nakładają się na okresy pracy w Polsce, należy pamiętać, że okresy te nie podlegają podwójnemu zaliczeniu.
Przeliczenie stażu pracy: Wyliczony okres zatrudnienia w UK zostaje dodany do dotychczasowego stażu pracy pracownika w Polsce.
Aktualizacja uprawnień pracowniczych: Pracodawca dokonuje ponownego przeliczenia wymiaru urlopu wypoczynkowego. Jeśli pracownik przekroczył próg 10 lat stażu, od odpowiedniego momentu przysługuje mu 26 dni urlopu rocznie.
Archiwizacja: Kopia dokumentu P45 (oraz ewentualne tłumaczenie) zostaje włączona do akt osobowych pracownika (część B akt osobowych).

Najczęstsze błędy i ryzyka dla pracodawców

Niewłaściwa interpretacja dokumentów zagranicznych może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych. Do najczęstszych błędów popełnianych przez polskich pracodawców należą:

Całkowite ignorowanie dokumentu P45: Odrzucenie dokumentu pod pretekstem, że nie jest to polskie świadectwo pracy. Jest to działanie bezprawne, naruszające art. 86 ustawy o promocji zatrudnienia.
Żądanie dokumentów niemożliwych do uzyskania: Domaganie się od pracownika, by przedstawił dokument o nazwie „świadectwo pracy” z Wielkiej Brytanii, podczas gdy tamtejsze prawo takiego dokumentu nie przewiduje. Może to zostać uznane za dyskryminację lub utrudnianie dostępu do uprawnień pracowniczych.
Błędne obliczanie okresu zatrudnienia: Przyjmowanie za okres zatrudnienia jedynie roku podatkowego widniejącego na P45, z pominięciem wcześniejszych lat pracy, które pracownik udokumentował np. paskami płac lub umową.
Brak zachowania terminu: Zwlekanie z przeliczeniem stażu pracy, co skutkuje opóźnieniem w przyznaniu pracownikowi należnego urlopu wypoczynkowego lub dodatku stażowego.

Wszystkie te błędy mogą stać się zarzewiem sporu, którego finałem będzie sąd pracy. Pracownik ma prawo dochodzić swoich roszczeń przed sądem, a ciężar dowodowy w zakresie prawidłowego wyliczenia uprawnień pracowniczych spoczywa na pracodawcy. Sąd pracy w Polsce bardzo liberalnie podchodzi do środków dowodowych, za pomocą których pracownik może wykazać zatrudnienie za granicą, dlatego pracodawca, który odrzuca wiarygodne dokumenty, naraża się na przegraną.

Praktyczny przykład (Case Study)

Aby lepiej zobrazować opisywany mechanizm, posłużmy się praktycznym przykładem. Pan Jan Kowalski podjął pracę w polskiej firmie budowlanej od 1 stycznia 2023 roku. Przedstawił dokumenty potwierdzające ukończenie szkoły średniej (co daje 5 lat do stażu urlopowego) oraz polskie świadectwo pracy na okres 2 lat. Jego łączny staż pracy w Polsce wynosił zatem 7 lat, co uprawniało go do 20 dni urlopu rocznie.

W marcu 2023 roku Pan Jan dostarczył do działu kadr angielskie świadectwo pracy p45 oraz paski wypłat (payslips). Z dokumentów tych wynikało jednoznacznie, że w okresie od 1 czerwca 2018 roku do 30 września 2021 roku (czyli przez 3 lata i 4 miesiące) był nieprzerwanie zatrudniony w firmie budowlanej w Londynie. Pracodawca zweryfikował dokumenty i uznał zagraniczny staż pracy.

Po zsumowaniu okresów (5 lat za szkołę + 2 lata pracy w Polsce + 3 lata i 4 miesiące pracy w UK) łączny staż pracy Pana Jana wyniósł 10 lat i 4 miesiące. W związku z tym pracodawca miał obowiązek podwyższyć wymiar urlopu wypoczynkowego Pana Jana do 26 dni w roku, dokonując stosownego wyrównania urlopu za rok 2023. Gdyby pracodawca odmówił uznania P45, Pan Jan mógłby skierować sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy lub bezpośrednio do sądu pracy.

Skutki prawne niedopełnienia obowiązków przez pracodawcę

Zaniechanie przez pracodawcę obowiązku uwzględnienia zagranicznego stażu pracy niesie za sobą konkretne konsekwencje prawne. Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) podczas rutynowej kontroli lub w wyniku skagi pracownika może zweryfikować akta osobowe. Jeśli inspektor pracy stwierdzi, że pracodawca bezpodstawnie odmówił zaliczenia stażu pracy udokumentowanego za pomocą P45, może nałożyć na pracodawcę mandat karny lub skierować wniosek o ukaranie do sądu.

Ponadto, pracownik, którego prawa zostały naruszone, może wystąpić z powództwem do sądu pracy. Sąd pracy może nakazać pracodawcy nie tylko wypłatę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop (w przypadku rozwiązania umowy), ale również zasądzić odsetki za opóźnienie w wypłacie świadczeń zależnych od stażu pracy (np. dodatku stażowego). Dodatkowo, długotrwałe i uporczywe naruszanie praw pracowniczych może być kwalifikowane jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone grzywną od 1000 zł do nawet 30 000 zł. Pracodawca ponosi również koszty procesu sądowego w razie przegranej.

Podsumowanie

Angielskie świadectwo pracy p45, choć formalnie jest dokumentem podatkowym, w realiach polskiego prawa pracy stanowi niezwykle ważny dowód potwierdzający okresy zatrudnienia za granicą. Polski pracodawca nie może go ignorować. Ma on obowiązek rzetelnie przeanalizować przedłożony formularz P45, w razie potrzeby poprosić o dokumenty uzupełniające lub tłumaczenie, a następnie prawidłowo przeliczyć staż pracy pracownika. Dopełnienie tych formalności pozwala na uniknięcie konfliktów z pracownikami, minimalizuje ryzyko kar ze strony Państwowej Inspekcji Pracy oraz chroni firmę przed kosztownymi i czasochłonnymi procesami przed sądem pracy. Warto zatem zadbać o to, by procedury kadrowe w firmie były przygotowane na sprawną obsługę dokumentów pochodzących z zagranicznych systemów prawnych, co buduje wizerunek pracodawcy jako podmiotu rzetelnego i dbającego o prawa swoich pracowników.