Koniec umowy o pracę w trakcie urlopu macierzyńskiego: ryzyka prawne w praktyce

Zakończenie stosunku pracy w trakcie urlopu macierzyńskiego budzi wiele emocji i wątpliwości prawnych. Polskie prawo pracy stawia ochronę macierzyństwa na pierwszym miejscu, wprowadzając rygorystyczne ograniczenia dla pracodawców. Niemniej jednak, istnieją sytuacje, w których umowa o pracę rozwiąże się automatycznie lub jej wypowiedzenie będzie prawnie dopuszczalne. W tym artykule szczegółowo analizujemy, kiedy dochodzi do końca umowy w trakcie urlopu macierzyńskiego, jakie ryzyka wiążą się z tym dla obu stron oraz jak prawidłowo przejść przez ten proces zgodnie z przepisami.

Szczególna ochrona trwałości stosunku pracy – na czym polega?

Podstawową zasadą polskiego prawa pracy jest szczególna ochrona trwałości stosunku pracy kobiet w ciąży oraz osób korzystających z urlopów związanych z rodzicielstwem. Zgodnie z art. 177 Kodeksu pracy, pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy o pracę w okresie ciąży, a także w okresie urlopu macierzyńskiego pracownika. Ochrona ta ma charakter bezwzględny, co oznacza, że wszelkie działania pracodawcy zmierzające do jednostronnego zakończenia stosunku pracy w tym czasie są co do zasady bezskuteczne i wadliwe prawnie.

Warto podkreślić, że ochrona ta rozciąga się na cały okres urlopu macierzyńskiego, a także urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowniczego oraz urlopu rodzicielskiego. Zakaz dotyczy zarówno wypowiedzenia umowy (czyli złożenia oświadczenia o rozwiązaniu umowy z zachowaniem okresu wypowiedzenia), jak i jej rozwiązania bez wypowiedzenia z przyczyn niezawinionych przez pracownika. Każda próba obejścia tych przepisów naraża pracodawcę na poważne konsekwencje przed sądem pracy.

Kiedy umowa o pracę kończy się automatycznie?

Mimo silnej ochrony ustawowej, istnieją sytuacje, w których umowa o pracę ulega rozwiązaniu bez aktywnego udziału pracodawcy. Najczęstszym przypadkiem jest upływ czasu, na jaki umowa została zawarta. Jeśli umowa o pracę na czas określony miała wygasnąć w trakcie trwania urlopu macierzyńskiego, to rozwiąże się ona z upływem tego terminu.

W tym miejscu należy wyraźnie rozróżnić dwie sytuacje prawne:

Umowa na czas określony ulegająca przedłużeniu do dnia porodu: Zgodnie z art. 177 § 3 Kodeksu pracy, umowa o pracę zawarta na czas określony albo na okres próbny przekraczający jeden miesiąc, która uległaby rozwiązaniu po upływie trzeciego miesiąca ciąży, ulega przedłużeniu do dnia porodu. W takim przypadku z dniem porodu umowa rozwiązuje się automatycznie. Kobieta nie jest już pracownikiem w trakcie urlopu macierzyńskiego, lecz ma prawo do zasiłku macierzyńskiego wypłacanego przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS).
Umowa na czas określony, której termin upływa w trakcie urlopu macierzyńskiego: Jeśli w dniu porodu umowa na czas określony nadal obowiązywała i jej naturalny termin zakończenia przypada np. trzy miesiące po porodzie (czyli już w trakcie trwania urlopu macierzyńskiego), umowa ta nie ulega dalszemu przedłużeniu. Rozwiązuje się ona z dniem, który został w niej wskazany jako dzień zakończenia stosunku pracy. Pracodawca nie musi wręczać żadnego wypowiedzenia – umowa rozwiązuje się na skutek upływu czasu, na który była zawarta.

Wyjątki od ochrony – kiedy pracodawca może zwolnić pracownika?

Przepisy przewidują nieliczne, ściśle określone wyjątki, w których dopuszczalne jest rozwiązanie umowy o pracę z pracownikiem przebywającym na urlopie macierzyńskim. Należą do nich:

Upadłość lub likwidacja pracodawcy: W przypadku ogłoszenia upadłości lub likwidacji zakładu pracy, szczególna ochrona przed zwolnieniem zostaje uchylona. Pracodawca ma prawo rozwiązać umowę o pracę za wypowiedzeniem. W takiej sytuacji termin rozwiązania umowy powinien być uzgodniony z zakładową organizacją związkową (jeśli taka działa u pracodawcy).
Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika (tzw. zwolnienie dyscyplinarne): Jeśli zaistnieją przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 Kodeksu pracy), pracodawca może podjąć taką decyzję. Wymaga to jednak uzyskania zgody reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej. Jeśli związki zawodowe nie wyrażą zgody, zwolnienie dyscyplinarne będzie wadliwe.
Porozumienie stron: Rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumienia stron jest zawsze dopuszczalne, niezależnie od okresu ochrony. Wymaga to jednak zgodnej, nieprzymuszonej woli obu stron stosunku pracy.

Ryzyka prawne i finansowe dla pracodawcy

Dla pracodawcy podjęcie błędnej decyzji o zakończeniu stosunku pracy z pracownikiem na urlopie macierzyńskim wiąże się z gigantycznym ryzykiem prawnym i finansowym. Sąd pracy w takich przypadkach niemal bezwyjątkowo staje po stronie pracownika, o ile doszło do naruszenia przepisów ochronnych.

1. Roszczenie o przywrócenie do pracy lub odszkodowanie

Pracownik, z którym niezgodnie z prawem rozwiązano umowę o pracę, może żądać przed sądem pracy uznania wypowiedzenia za bezskuteczne, a jeśli umowa uległa już rozwiązaniu – przywrócenia do pracy na poprzednich warunkach albo wypłaty odszkodowania. W przypadku pracowników objętych szczególną ochroną (w tym na urlopie macierzyńskim), sąd pracy orzeka o przywróceniu do pracy, chyba że jest to niemożliwe z powodu upadłości lub likwidacji pracodawcy.

2. Wynagrodzenie za cały czas pozostawania bez pracy

To jedno z najbardziej dotkliwych finansowo ryzyk dla pracodawcy. Standardowo odszkodowanie lub wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy dla zwykłego pracownika jest ograniczone limitami (np. do 3 miesięcy). Jednak w przypadku pracowników szczególnie chronionych, którym przysługuje prawo do przywrócenia do pracy, wynagrodzenie to przysługuje za cały czas pozostawania bez pracy (art. 47 Kodeksu pracy). Jeśli proces sądowy trwa dwa lub trzy lata, pracodawca może zostać zmuszony do wypłaty wynagrodzenia za cały ten okres wraz z odsetkami.

3. Zarzut dyskryminacji

Rozwiązanie umowy z kobietą przebywającą na urlopie macierzyńskim może zostać uznane za przejaw dyskryminacji ze względu na płeć lub rodzicielstwo. W takim przypadku pracownica może dochodzić dodatkowego odszkodowania na podstawie art. 18(3d) Kodeksu pracy, którego minimalna wysokość jest równa minimalnemu wynagrodzeniu za pracę, ale górna granica nie została określona przepisami.

Prawa pracownika po zakończeniu umowy w trakcie urlopu

Jeśli umowa o pracę rozwiązała się zgodnie z prawem (np. z upływem okresu, na jaki była zawarta) w trakcie trwania urlopu macierzyńskiego, była pracownica nie traci prawa do środków finansowych. Kluczowe znaczenie ma tutaj rola Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Osoba, której umowa o pracę wygasła w trakcie urlopu macierzyńskiego, zachowuje prawo do zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu macierzyńskiego oraz urlopu rodzicielskiego. Wypłatę zasiłku przejmuje wówczas bezpośrednio ZUS. Pracodawca ma obowiązek niezwłocznie wystawić świadectwo pracy oraz przekazać do ZUS zaświadczenie płatnika składek (druk Z-3) wraz z dokumentami potwierdzającymi prawo do zasiłku.

Najczęstsze błędy popełniane przez pracodawców

Analiza orzecznictwa sądów pracy wskazuje na powtarzające się błędy po stronie zatrudniających:

Naciski na podpisanie porozumienia stron: Pracodawcy próbują nakłonić pracownice do podpisania porozumienia, sugerując, że i tak zostaną zwolnione po powrocie. Jeśli pracownica udowodni przed sądem, że działała pod wpływem błędu, groźby lub w stanie wyłączającym świadome podjęcie decyzji, porozumienie może zostać unieważnione.
Błędne obliczenie terminów: Mylenie daty zakończenia umowy na czas określony z datami trwania urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego.
Zwolnienia grupowe: Przekonanie, że w ramach zwolnień grupowych można swobodnie zwalniać osoby na urlopach macierzyńskich. Ustawa o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników pozwala w tym okresie jedynie na wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy i płacy (wypowiedzenie zmieniające), a nie na definitywne zwolnienie.

Praktyczny przykład (Case Study)

Pani Marta była zatrudniona na podstawie umowy o pracę na czas określony od 1 stycznia 2022 r. do 31 grudnia 2023 r. W dniu 15 września 2023 r. urodziła dziecko i rozpoczęła urlop macierzyński. Ponieważ w dniu porodu jej umowa nadal obowiązywała (nie uległa przedłużeniu na mocy art. 177 § 3 KP, gdyż trwała dłużej niż do dnia porodu), rozwiązała się ona automatycznie z dniem 31 grudnia 2023 r. Pracodawca postąpił prawidłowo: nie składał żadnych oświadczeń woli, wydał świadectwo pracy i przekazał dokumentację do ZUS. Pani Marta od 1 stycznia 2024 r. przestała być pracownikiem, ale ZUS kontynuował wypłatę zasiłku macierzyńskiego za pozostałą część okresu odpowiadającego urlopowi macierzyńskiemu i rodzicielskiemu. W tym scenariuszu nie wystąpiły żadne ryzyka prawne dla pracodawcy.

Podsumowanie i rekomendacje dla stron

Koniec umowy o pracę w trakcie urlopu macierzyńskiego to proces wymagający precyzji i doskonałej znajomości przepisów. Pracodawca planujący jakiekolwiek ruchy kadrowe wobec pracownika przebywającego na urlopie macierzyńskim powinien skonsultować się z wyspecjalizowanym prawnikiem, aby zminimalizować ryzyko kosztownego procesu sądowego. Pracownik z kolei powinien pamiętać, że rozwiązanie umowy na czas określony w trakcie urlopu macierzyńskiego jest legalne, ale nie pozbawia go prawa do zasiłku macierzyńskiego z ZUS. W przypadku bezprawnego wypowiedzenia umowy, kluczowe jest zachowanie 21-dniowego terminu na wniesienie odwołania do sądu pracy.