Najem okazjonalny koszt notariusza: podstawa prawna i praktyka

Rynek najmu nieruchomości mieszkalnych w Polsce dynamicznie ewoluuje, a wraz z nim rośnie świadomość prawna właścicieli lokali. Tradycyjna umowa najmu, choć wciąż powszechna, w wielu sytuacjach nie zapewnia dostatecznej ochrony wynajmującemu, zwłaszcza w obliczu problematycznych lokatorów, którzy odmawiają opuszczenia nieruchomości po wygaśnięciu lub rozwiązaniu stosunku prawnego. Rozwiązaniem tego problemu stała się instytucja najmu okazjonalnego, wprowadzona do polskiego porządku prawnego ustawą o ochronie praw lokatorów. Kluczowym elementem, który odróżnia najem okazjonalny od klasycznego stosunku najmu, jest konieczność sporządzenia aktu notarialnego, w którym najemca poddaje się dobrowolnej egzekucji. Choć procedura ta znacząco podnosi bezpieczeństwo transakcji, wiąże się z określonymi kosztami. W niniejszej publikacji szczegółowo analizujemy koszty notarialne związane z najmem okazjonalnym, badamy ich podstawę prawną, wskazujemy, kto powinien je pokryć, oraz przedstawiamy praktyczne wskazówki dla obu stron umowy.

Czym jest najem okazjonalny i dlaczego wymaga wizyty u notariusza?

Najem okazjonalny to szczególny rodzaj umowy najmu lokalu mieszkalnego, którego właścicielem jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Umowa ta może być zawarta wyłącznie na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat. Jej najważniejszym wyróżnikiem jest załącznik w postaci oświadczenia najemcy w formie aktu notarialnego, w którym najemca poddaje się egzekucji i zobowiązuje się do opróżnienia i wydania lokalu używanego na podstawie umowy w terminie wskazanym w żądaniu egzekucyjnym.

Wizyta u notariusza jest w tym przypadku wymogiem bezwzględnym. Bez zachowania formy aktu notarialnego dla oświadczenia o poddaniu się egzekucji, umowa nie wywoła skutków prawnych właściwych dla najmu okazjonalnego, lecz zostanie uznana za zwykłą umowę najmu. Oznacza to, że właściciel straci uprawnienie do szybkiej ścieżki eksmisyjnej i będzie musiał przejść przez długotrwałe i kosztowne postępowanie sądowe o eksmisję, które w polskich realiach może trwać nawet kilka lat.

Podstawa prawna kosztów notarialnych przy najmie okazjonalnym

Wysokość opłat, jakie notariusz może pobrać za sporządzenie oświadczenia o poddaniu się egzekucji przez najemcę, nie jest kwestią dowolną. Została ona ściśle uregulowana przez ustawodawcę, co ma na celu ochronę stron umowy przed nadmiernymi kosztami i popularyzację tej formy zabezpieczenia transakcji.

Zgodnie z art. 19a ust. 7 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, wynagrodzenie notariusza za sporządzenie oświadczenia o poddaniu się egzekucji wynosi maksymalnie 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę. Warto podkreślić, że odnosi się to do minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w roku, w którym czynność jest dokonywana. Ponieważ płaca minimalna w Polsce systematycznie rośnie, maksymalna stawka taksy notarialnej za tę czynność również ulega proporcjonalnemu podwyższeniu.

Maksymalna taksa notarialna a opłaty dodatkowe

Wskazany limit 1/10 minimalnego wynagrodzenia to tak zwana taksa maksymalna. Notariusz nie może zażądać kwoty wyższej za samo sporządzenie oświadczenia, jednak do ostatecznego rachunku należy doliczyć dodatkowe pozycje:

Podatek od towarów i usług (VAT): Do taksy notarialnej doliczany jest podatek VAT w wysokości 23 procent.
Koszty wypisów aktu notarialnego: Strony transakcji potrzebują odpisów dokumentu (dla właściciela, dla najemcy, a czasem dla sądu). Koszt wypisu jest regulowany osobnym rozporządzeniem i wynosi zazwyczaj 6 złotych netto za każdą rozpoczętą stronę dokumentu plus VAT.
Opłata za poświadczenie podpisów: Jeśli właściciel lokalu wymaga, aby zgoda właściciela innego lokalu na zamieszkanie najemcy była opatrzona podpisem notarialnie poświadczonym, wygeneruje to dodatkowy, niewielki koszt rzędu kilkunastu złotych.

Kto ponosi koszt notariusza przy najmie okazjonalnym?

Jednym z najczęstszych punktów spornych podczas negocjowania warunków umowy najmu okazjonalnego jest podział kosztów notarialnych. Ustawa o ochronie praw lokatorów milczy na ten temat, nie wskazując wprost, która ze stron stosunku prawnego jest zobowiązana do uiszczenia opłaty u notariusza. W praktyce oznacza to swobodę umów i konieczność wypracowania porozumienia między właścicielem a najemcą.

W obrocie gospodarczym i na rynku nieruchomości wykształciły się trzy główne modele podziału tych kosztów:

Koszt pokrywa w całości właściciel (wynajmujący): Argumentem przemawiającym za tym rozwiązaniem jest fakt, że to właściciel jest wyłącznym beneficjentem dodatkowego zabezpieczenia, jakim jest najem okazjonalny. To jemu zależy na zminimalizowaniu ryzyka związanego z ewentualną eksmisją, dlatego naturalnym wydaje się, że powinien ponieść koszt tego ubezpieczenia transakcji.
Koszt pokrywa w całości najemca: Zwolennicy tego podejścia wskazują, że to najemca inicjuje potrzebę najmu i to jego postawa (wiarygodność) jest weryfikowana. Często właściciele stawiają warunek, że podpiszą umowę tylko wtedy, gdy najemca dostarczy komplet dokumentów na własny koszt, traktując to jako element weryfikacji płynności finansowej lokatora.
Koszty są dzielone po połowie: Jest to rozwiązanie kompromisowe i uznawane za najbardziej partnerskie. Obie strony zyskują stabilną umowę, więc sprawiedliwy podział kosztów notarialnych buduje dobre relacje już na starcie współpracy.

Dokumenty niezbędne do sporządzenia aktu notarialnego

Aby wizyta u notariusza przebiegła sprawnie i bez zakłóceń, strony muszą przygotować i dostarczyć odpowiedni zestaw dokumentów. Brak któregokolwiek z nich uniemożliwi dokonanie czynności notarialnej. Do kancelarii należy dostarczyć:

Tożsamość stron: Ważne dowody osobiste lub paszporty najemcy oraz wynajmującego.
Podpisaną umowę najmu okazjonalnego: Notariusz musi zapoznać się z treścią umowy, aby prawidłowo sformułować oświadczenie o poddaniu się egzekucji, wskazując precyzyjnie dane lokalu oraz warunki umowy.
Wskazanie innego lokalu: Oświadczenie najemcy, w którym wskazuje on inny lokal mieszkalny, w którym będzie mógł zamieszkać w przypadku wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu.
Zgodę właściciela innego lokalu: Oświadczenie właściciela lokalu lub osoby posiadającej tytuł prawny do lokalu, o którym mowa powyżej, o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących w jego lokalu w przypadku eksmisji. Na żądanie wynajmującego podpis pod tym oświadczeniem musi być notarialnie poświadczony.

Procedura krok po kroku u notariusza

Proces zawierania umowy najmu okazjonalnego i dopełniania formalności notarialnych składa się z kilku etapów, które należy przeprowadzić w odpowiedniej kolejności:

Krok 1: Sporządzenie i podpisanie umowy najmu. Strony uzgadniają warunki finansowe, okres trwania umowy oraz pozostałe zapisy, a następnie podpisują umowę najmu okazjonalnego w zwykłej formie pisemnej pod rygorem nieważności.

Krok 2: Przygotowanie załączników. Najemca uzyskuje oświadczenie od właściciela innego lokalu, który zgadza się go przyjąć pod swój dach w razie eksmisji.

Krok 3: Wizyta u notariusza. Najemca (często w towarzystwie wynajmującego) udaje się do wybranej kancelarii notarialnej z kompletem dokumentów. Notariusz sporządza akt notarialny zawierający oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji na podstawie art. 777 Kodeksu postępowania cywilnego.

Krok 4: Zgłoszenie umowy do Urzędu Skarbowego. Jest to absolutnie kluczowy krok dla właściciela nieruchomości. Ma on obowiązek zgłosić zawarcie umowy najmu okazjonalnego naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania właściciela w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Niedopełnienie tego obowiązku skutkuje tym, że umowa staje się zwykłą umową najmu, a wszelkie rygory najmu okazjonalnego przestają obowiązywać.

Najczęstsze błędy i ryzyka związane z kosztami i procedurą

Mimo jasnych przepisów, w praktyce stosowania najmu okazjonalnego pojawia się wiele błędów, które mogą generować dodatkowe koszty lub wręcz pozbawić właściciela ochrony prawnej:

Brak zgłoszenia do Urzędu Skarbowego: To najpoważniejszy błąd wynajmujących. Przekonani, że sam akt notarialny wystarczy, zapominają o 14-dniowym terminie zgłoszenia, co niweczy cały sens najmu okazjonalnego. Koszt notariusza zostaje wówczas bezpowrotnie stracony, a ochrona prawna znika.
Zgoda właściciela zastępczego lokalu bez pokrycia: Często najemcy przedstawiają oświadczenia od osób, które nie mają realnego tytułu prawnego do wskazanego lokalu lub wycofują swoją zgodę w trakcie trwania umowy. Właściciel powinien zweryfikować wiarygodność tego oświadczenia.
Niewłaściwe sformułowanie zapisów o kosztach w umowie: Brak jasnego określenia w umowie najmu, kto pokrywa koszty notarialne, może prowadzić do konfliktów przy rozliczeniach kaucji lub pierwszego czynszu.

Praktyczny przykład kalkulacji kosztów najmu okazjonalnego

Aby lepiej zobrazować obciążenia finansowe związane z tą procedurą, posłużmy się praktycznym przykładem kalkulacji kosztów w oparciu o przykładowe minimalne wynagrodzenie za pracę na poziomie 4300 złotych brutto.

W takim scenariuszu maksymalna taksa notarialna wynosi 1/10 tej kwoty, czyli 430 złotych netto. Do tej kwoty notariusz dolicza podatek VAT w wysokości 23 procent, co daje kwotę 98,90 złotych. Łączny koszt sporządzenia samego oświadczenia wynosi zatem 528,90 złotych brutto. Do tego należy doliczyć koszt wydania dwóch wypisów aktu notarialnego (dla najemcy i wynajmującego). Przyjmując, że dokument ma 3 strony, koszt jednego wypisu to 18 złotych netto (22,14 złotych brutto). Za dwa wypisy zapłacimy więc 44,28 złotych brutto. Całkowity koszt wizyty w kancelarii notarialnej zamknie się w kwocie około 573,18 złotych brutto. Jeśli strony uzgodniły podział kosztów po połowie, każda z nich zapłaci około 286,59 złotych.

Rola sądu w procedurze najmu okazjonalnego

Warto pamiętać, że sam akt notarialny nie jest jeszcze dokumentem, z którym można udać się bezpośrednio do komornika w celu przeprowadzenia eksmisji. W przypadku, gdy najemca odmawia opuszczenia lokalu po wygaśnięciu umowy, właściciel musi najpierw doręczyć mu pisemne żądanie opróżnienia lokalu z urzędowo poświadczonym podpisem.

Jeśli najemca nie zastosuje się do żądania, właściciel składa do sądu rejonowego wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu, w którym najemca poddał się egzekucji. Sąd rozpoznaje taki wniosek w trybie uproszczonym, badając jedynie wymogi formalne aktu i załączonych dokumentów (w tym potwierdzenia zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego). Postępowanie to jest niezwykle szybkie w porównaniu do standardowego procesu o eksmisję i zazwyczaj trwa od kilku tygodni do maksymalnie dwóch miesięcy. Koszt sądowy opłaty od wniosku o nadanie klauzuli wykonalności jest stosunkowo niski i wynosi kilkadziesiąt złotych, a koszty te ostatecznie obciążają dłużnika (najemcę).

Podsumowanie i rekomendacje dla stron umowy

Najem okazjonalny to bez wątpienia jedno z najlepszych narzędzi prawnych chroniących interesy właścicieli mieszkań na wynajem w Polsce. Choć wiąże się z koniecznością poniesienia jednorazowego kosztu notarialnego, wydatek ten należy traktować jako inwestycję w bezpieczeństwo i spokój psychiczny. Kwota kilkuset złotych jest niewspółmiernie niska w porównaniu do strat finansowych, jakie właściciel mógłby ponieść w przypadku wielomiesięcznego blokowania lokalu przez nieuczciwego lokatora i konieczności opłacania za niego czynszu administracyjnego oraz mediów.

Zaleca się, aby kwestia pokrycia kosztów taksy notarialnej była precyzyjnie uregulowana już na etapie listu intencyjnego lub rezerwacyjnego, a ostatecznie w samej treści umowy najmu okazjonalnego. Pozwoli to uniknąć nieporozumień i zapewni transparentność transakcji od samego początku współpracy między wynajmującym a najemcą.