Wypowiedzenie umowy o praktyki za porozumieniem stron: skutki prawne dla pracownika

Podjęcie praktyk absolwenckich lub studenckich to dla wielu młodych ludzi pierwszy krok na rynku pracy. Pozwala na zdobycie cennego doświadczenia, zweryfikowanie wiedzy teoretycznej oraz nawiązanie kontaktów zawodowych. Zdarzają się jednak sytuacje, w których współpraca musi zostać zakończona przed pierwotnie planowanym terminem. Wówczas pojawia się pytanie: jak zrobić to poprawnie i bez negatywnych konsekwencji? W języku potocznym niezwykle często funkcjonuje pojęcie „wypowiedzenie umowy za porozumieniem stron”. Z punktu widzenia teorii prawa jest to jednak sformułowanie wewnętrznie sprzeczne. Wypowiedzenie to jednostronne oświadczenie woli, podczas gdy porozumienie stron wymaga zgodnego oświadczenia obu stron stosunku prawnego. W niniejszej analizie przyjrzymy się szczegółowo procedurze rozwiązania umowy o praktyki za porozumieniem stron, badając jej skutki prawne dla praktykanta, którego potocznie, choć nie zawsze precyzyjnie, nazywa się pracownikiem.

Porozumienie stron a wypowiedzenie umowy o praktyki – kluczowe rozróżnienie pojęciowe

Aby w pełni zrozumieć konsekwencje zakończenia współpracy, należy w pierwszej kolejności uporządkować terminologię. Polskie prawo przewiduje odrębne tryby rozwiązywania umów cywilnoprawnych oraz umów o pracę. W przypadku praktyk absolwenckich, regulowanych Ustawą z dnia 17 lipca 2009 roku o praktykach absolwenckich, mamy do czynienia ze specyficznym stosunkiem prawnym, do którego w sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, a nie Kodeksu pracy. Rozróżniamy dwa podstawowe sposoby rozstania się stron: wypowiedzenie oraz rozwiązanie za porozumieniem stron.

Wypowiedzenie umowy to czynność jednostronna. Oznacza to, że albo praktykant, albo podmiot przyjmujący na praktyki (pracodawca/organizator) podejmuje decyzję o zakończeniu współpracy i składa stosowne oświadczenie drugiej stronie. Wypowiedzenie zazwyczaj wiąże się z koniecznością zachowania określonego terminu (okresu wypowiedzenia), chyba że umowa lub ustawa pozwalają na jej rozwiązanie ze skutkiem natychmiastowym. Z kolei rozwiązanie umowy za porozumieniem stron to czynność dwustronna. Wymaga ona pełnej zgody obu podmiotów co do faktu zakończenia praktyk, terminu ich zakończenia oraz ewentualnych warunków dodatkowych (np. wzajemnych rozliczeń finansowych). Porozumienie stron daje największą elastyczność, ponieważ pozwala na rozwiązanie umowy w każdym czasie – nawet z dnia na dzień.

Status prawny praktykanta: Czy jesteś pracownikiem w świetle prawa?

Kluczowym elementem analizy skutków prawnych jest ustalenie statusu osoby odbywającej praktyki. W powszejmowanym odczuciu praktykant często uważa się za pracownika, a podmiot organizujący praktyki nazywa pracodawcą. Z formalnoprawnego punktu widzenia sytuacja ta wygląda jednak inaczej. Praktykant odbywający praktyki absolwenckie na podstawie ustawy o praktykach absolwenckich nie jest pracownikiem w rozumieniu art. 2 Kodeksu pracy. Stosunek praktyki nie jest stosunkiem pracy. W konsekwencji praktykantowi nie przysługują automatycznie uprawnienia pracownicze, takie jak prawo do urlopu wypoczynkowego, płatnego zwolnienia lekarskiego (L4) czy ochrona przed zwolnieniem w okresie ciąży lub przedemerytalnym.

Istnieją jednak wyjątki. Jeżeli praktyki są organizowane w ramach umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego (co dotyczy pracowników młodocianych), wówczas stosuje się w pełni przepisy Kodeksu pracy. W niniejszym artykule skupiamy się jednak na klasycznych praktykach absolwenckich oraz studenckich, które mają charakter cywilnoprawny lub edukacyjny. Brak statusu pracownika ma fundamentalne znaczenie dla sposobu rozwiązywania umowy – nie stosuje się tu bowiem rygorystycznych przepisów Kodeksu pracy dotyczących ochrony trwałości stosunku pracy, a sprawami spornymi co do zasady nie zajmuje się sąd pracy, chyba że dojdzie do obejścia prawa, o czym piszemy w dalszej części.

Warunki formalne praktyk absolwenckich a przedterminowe rozwiązanie umowy

Ustawa o praktykach absolwenckich nakłada na strony określone wymogi formalne, które pośrednio wpływają na proces rozwiązywania umowy. Praktykantem absolwenckim może być osoba, która ukończyła co najmniej gimnazjum lub ośmioletnią szkołę podstawową i w dniu rozpoczęcia praktyki nie ukończyła 30. roku życia. Co niezwykle istotne z punktu widzenia czasu trwania współpracy, łączny okres odbywania praktyki u jednego organizatora nie może przekraczać 3 miesięcy. Limit ten ma charakter bezwzględnie obowiązujący.

Jeżeli strony zdecydują się na rozwiązanie umowy o praktyki za porozumieniem stron przed upływem pierwotnie planowanego okresu (np. po 1 miesiącu z planowanych 3), rodzi to określone konsekwencje dla możliwości ponownego zawarcia umowy. Ustawa zabrania obchodzenia limitu 3 miesięcy poprzez zawieranie kolejnych umów. Jeśli zatem umowa została rozwiązana za porozumieniem stron, a następnie strony chciałyby podpisać nową umowę o praktyki, łączny czas trwania obu tych umów u tego samego organizatora nie może przekroczyć 3 miesięcy. Przedterminowe rozwiązanie umowy za porozumieniem stron nie „zeruje” tego licznika – dotychczas przepracowany okres wlicza się do ustawowego limitu.

Rozwiązanie umowy o praktyki za porozumieniem stron – mechanizm prawny

Rozwiązanie umowy o praktyki za porozumieniem stron opiera się na zasadzie swobody umów wyrażonej w art. 353[1] Kodeksu cywilnego. Skoro strony dobrowolnie nawiązały współpracę, mają również prawo ją dobrowolnie i na wspólnie uzgodnionych warunkach zakończyć. Taki tryb niesie za sobą szereg korzyści dla obu stron. Praktykant może natychmiast podjąć inne zatrudnienie lub skupić się na nauce, natomiast organizator nie musi przechodzić przez formalną procedurę wypowiedzenia i unika ryzyka sporów.

Warto podkreślić, że porozumienie stron może zostać zawarte w każdym momencie trwania praktyk – zarówno na samym początku, jak i pod ich koniec. Strony mogą swobodnie określić datę, z którą umowa ulega rozwiązaniu. Może to być dzień podpisania porozumienia, ale równie dobrze data przyszła. Co istotne, rozwiązanie umowy w tym trybie nie wymaga wskazywania jakiejkolwiek przyczyny. Strony nie muszą tłumaczyć się przed organami zewnętrznymi, dlaczego zdecydowały się na zakończenie współpracy.

Jakie elementy powinno zawierać porozumienie stron?

Choć przepisy nie narzucają sztywnego wzoru porozumienia o rozwiązaniu umowy o praktyki, dla celów dowodowych oraz dla jasności relacji prawnych powinno ono zostać sporządzone w formie pisemnej. Dokument ten powinien zawierać następujące elementy:

Miejscowość i datę sporządzenia dokumentu;
Precyzyjne określenie stron (dane praktykanta oraz pełne dane organizatora praktyk);
Wskazanie umowy, która ulega rozwiązaniu (data zawarcia, przedmiot);
Jednoznaczne oświadczenie woli stron o rozwiązaniu umowy za porozumieniem stron;
Określenie dokładnego terminu rozwiązania umowy (np. „z dniem 15 października 2023 roku”);
Zapisy dotyczące wzajemnych rozliczeń (np. potwierdzenie wypłaty należnego świadczenia pieniężnego, jeśli praktyki były odpłatne, lub oświadczenie o braku wzajemnych roszczeń finansowych);
Kwestie zwrotu mienia powierzonego (np. laptopa, telefonu, identyfikatora, materiałów szkoleniowych);
Podpisy obu stron.

Skutki prawne dla praktykanta (potocznie pracownika)

Rozwiązanie umowy o praktyki za porozumieniem stron wywołuje natychmiastowe i przyszłe skutki prawne, które warto dokładnie przeanalizować. Przede wszystkim wygasają wzajemne obowiązki stron wynikające z umowy. Praktykant nie ma już obowiązku stawiania się w miejscu odbywania praktyk i wykonywania powierzonych zadań, a organizator traci prawo do wydawania mu poleceń. Jakie jeszcze konsekwencje wiążą się z tym krokiem?

1. Rozliczenia finansowe

Praktyki absolwenckie mogą być odpłatne lub nieodpłatne. Ustawa o praktykach absolwenckich ogranicza maksymalną wysokość miesięcznego świadczenia pieniężnego dla praktykanta (nie może ono przekraczać dwukrotności minimalnego wynagrodzenia za pracę). W przypadku rozwiązania umowy za porozumieniem stron, praktykantowi przysługuje wynagrodzenie proporcjonalne do okresu przepracowanego w danym miesiącu, chyba że strony w porozumieniu postanowią inaczej (np. organizator zdecyduje się wypłacić pełne świadczenie za dany miesiąc w ramach gestu dobrej woli). Brak uregulowania tej kwestii w porozumieniu może prowadzić do sporów interpretacyjnych, dlatego precyzyjny zapis o rozliczeniach finansowych jest kluczowy.

2. Zaświadczenie o odbyciu praktyk

Zgodnie z art. 7 ustawy o praktykach absolwenckich, podmiot przyjmujący na praktyki jest obowiązany wydać praktykantowi, na jego wniosek, pisemne zaświadczenie o odbyciu praktyki, określające rodzaj wykonywanej pracy i umiejętności nabyte w czasie jej odbywania. Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron w żaden sposób nie zwalnia organizatora z tego obowiązku. Praktykant zachowuje pełne prawo do otrzymania takiego dokumentu za okres, w którym faktycznie realizował praktyki. Zaświadczenie to jest niezwykle istotne, gdyż stanowi formalny dowód zdobycia doświadczenia zawodowego, który można przedstawić przyszłym pracodawcom.

3. Wpływ na status bezrobotnego i zasiłek

Osoby odbyvające praktyki absolwenckie często posiadają status bezrobotnego. Zgodnie z polskimi przepisami, odbywanie praktyk absolwenckich (zarówno płatnych, jak i bezpłatnych) nie stoi na przeszkodzie posiadaniu statusu bezrobotnego, o ile wysokość świadczenia pieniężnego nie przekracza połowy minimalnego wynagrodzenia za pracę. Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron nie wpływa negatywnie na status bezrobotnego w urzędzie pracy w taki sposób, jak ma to miejsce przy standardowej umowie o pracę (gdzie rozwiązanie za porozumieniem stron z inicjatywy pracownika może skutkować przesunięciem w czasie wypłaty zasiłku dla bezrobotnych). W przypadku praktyk absolwenckich urząd pracy zazwyczaj jedynie przyjmuje informację o zakończeniu programu praktyk.

Wypowiedzenie jednostronne a porozumienie stron – porównanie

Aby w pełni ocenić sytuację praktykanta, warto zestawić porozumienie stron z jednostronnym wypowiedzeniem umowy. Ustawa o praktykach absolwenckich zawiera specyficzne regulacje dotyczące wypowiadania umów. Zgodnie z art. 5 ust. 2 tej ustawy, jeżeli praktyka jest odpłatna, umowa może być rozwiązana na piśmie z zachowaniem siedmiodniowego terminu wypowiedzenia. W przypadku praktyki nieodpłatnej, umowa może być rozwiązana na piśmie w każdym czasie, bez zachowania okresu wypowiedzenia. Porozumienie stron stanowi alternatywę dla tych reguł. Poniższa lista obrazuje kluczowe różnice:

Okres wypowiedzenia: Przy jednostronnym wypowiedzeniu umowy odpłatnej wynosi on zawsze 7 dni. Przy porozumieniu stron okres ten wynosi 0 dni (natychmiast) lub tyle, ile wspólnie ustalą strony.
Konieczność uzasadnienia: Ani wypowiedzenie, ani porozumienie stron nie wymaga podawania przyczyny zakończenia współpracy.
Zgoda drugiej strony: Przy wypowiedzeniu zgoda drugiej strony nie jest wymagana – oświadczenie wywołuje skutek po dotarciu do adresata. Przy porozumieniu stron zgoda obu podmiotów jest warunkiem koniecznym do rozwiązania umowy.
Wzajemne roszczenia: Wypowiedzenie jednostronne może pozostawić kwestie sporne (np. zwrot sprzętu, rozliczenia) bez natychmiastowego rozwiązania. Porozumienie stron pozwala na kompleksowe uregulowanie wszystkich spraw w jednym dokumencie, co minimalizuje ryzyko przyszłych procesów sądowych.

Rola sądu pracy w sporach dotyczących praktyk

Jak już wspomniano, praktykant nie jest pracownikiem w rozumieniu Kodeksu pracy, a umowa o praktyki absolwenckie ma charakter cywilnoprawny. Oznacza to, że ewentualne spory wynikające z realizacji tej umowy (np. o zapłatę świadczenia, o wydanie zaświadczenia) podlegają kognicji sądów powszechnych – wydziałów cywilnych, a nie sądów pracy. Istnieje jednak jeden, niezwykle istotny wyjątek od tej zasady.

Kiedy można żądać ustalenia istnienia stosunku pracy?

W praktyce gospodarczej zdarza się, że pracodawcy nadużywają instytucji praktyk absolwenckich, aby unikać kosztów związanych z zatrudnieniem pracowników na podstawie umowy o pracę. Jeżeli praktykant wykonuje pracę w warunkach określonych w art. 22 § 1 Kodeksu pracy – czyli wykonuje pracę określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, za wynagrodzeniem – to mamy do czynienia ze stosunkiem pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy.

W takiej sytuacji praktykant ma prawo wnieść do sądu pracy pozew o ustalenie istnienia stosunku pracy. Jeżeli sąd pracy uzna powództwo, umowa o praktyki zostanie uznana za umowę o pracę od samego początku jej trwania. Wiąże się to z ogromnymi konsekwencjami dla pracodawcy (obowiązek zapłaty zaległych składek ZUS, podatków, ekwiwalentu za urlop, nadgodzin) oraz korzyściami dla praktykanta (uzyskanie statusu pracownika, zaliczenie okresu pracy do stażu urlopowego). Podpisanie porozumienia o rozwiązaniu umowy o praktyki nie zamyka drogi do wniesienia takiego pozwu, choć może być przez pracodawcę podnoszone jako argument, że strony zgodnie traktowały tę relację jako praktykę. Sąd pracy bada jednak rzeczywiste warunki wykonywania pracy, a nie tylko treść dokumentów.

Najczęstsze błędy popełniane przy rozwiązywaniu umowy o praktyki

Zarówno praktykanci, jak i organizatorzy praktyk popełniają błędy, które mogą skutkować problemami prawnymi lub finansowymi. Do najczęstszych należą:

Brak formy pisemnej: Rozwiązanie umowy „na gębę” (ustnie) jest niezwykle trudne do udowodnienia w razie ewentualnego sporu. Ustawa o praktykach absolwenckich wymaga formy pisemnej dla wypowiedzenia, dlatego porozumienie również powinno mieć taką formę.
Niejasne określenie daty zakończenia: Sformułowania typu „umowa ulega rozwiązaniu w najbliższym czasie” są nieprecyzyjne i mogą prowadzić do sporów o to, czy praktykant miał obowiązek stawić się w pracy w danym dniu.
Pominięcie kwestii finansowych: Brak zapisu o tym, czy i w jakiej wysokości przysługuje praktykantowi wynagrodzenie za ostatni okres, to najczęstsza przyczyna spraw sądowych.
Niezwrócenie mienia powierzonego: Praktykant, który zapomni oddać laptopa czy karty dostępu, naraża się na odpowiedzialność odszkodowawczą na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego.
Podpisywanie porozumienia pod przymusem: Zgoda na rozwiązanie umowy za porozumieniem stron musi być dobrowolna. Jeśli organizator zmusza praktykanta do podpisu (np. grożąc wystawieniem złej opinii), praktykant może uchylić się od skutków prawnych takiego oświadczenia woli jako złożonego pod wpływem groźby bezprawnej (art. 87 Kodeksu cywilnego).

Praktyczny przykład (Case Study)

Aby lepiej zobrazować omawiane zagadnienie, posłużmy się przykładem. Jan, absolwent kierunku marketing, podpisał z agencją reklamową umowę o płatne praktyki absolwenckie na okres 3 miesięcy (od 1 lipca do 30 września). Świadczenie wynosiło 3000 zł brutto miesięcznie. W połowie sierpnia Jan otrzymał bardzo atrakcyjną ofertę pracy na pełen etat w innej firmie, z rozpoczęciem od 1 września. Zgodnie z umową o praktyki oraz ustawą, okres wypowiedzenia umowy odpłatnej wynosił 7 dni. Jan obawiał się jednak, że nagłe złożenie wypowiedzenia pod koniec sierpnia popsuje jego relacje z agencją, a zależało mu na dobrej opinii i zaświadczeniu.

Jan postanowił porozmawiać z menedżerem agencji i zaproponował rozwiązanie umowy za porozumieniem stron z dniem 31 sierpnia. Przedstawił sytuację szczerze, obiecując, że do końca sierpnia dokończy wszystkie rozpoczęte projekty i wdroży innego praktykanta w swoje obowiązki. Agencja, doceniając profesjonalne podejście Jana, wyraziła zgodę. Strony sporządziły i podpisały pisemne porozumienie, w którym wskazano, że umowa ulega rozwiązaniu z dniem 31 sierpnia za porozumieniem stron, agencja wypłaci Janowi pełne wynagrodzenie za sierpień do 10 września, Jan zwrócił laptopa służbowego w dniu podpisania porozumienia, a strony nie wnoszą wobec siebie żadnych dalszych roszczeń. Dzięki temu Jan bez przeszkód rozpoczął nową pracę 1 września, zachował świetne relacje z poprzednim miejscem i otrzymał bardzo dobre zaświadczenie o odbyciu praktyk.

Podsumowanie i rekomendacje dla praktykantów

Rozwiązanie umowy o praktyki za porozumieniem stron to w zdecydowanej większości przypadków najbardziej optymalne i bezkonfliktowe rozwiązanie. Pozwala na elastyczne zakończenie współpracy w dogodnym dla obu stron terminie, bez konieczności czekania na upływ okresu wypowiedzenia. Dla praktykanta kluczowe jest jednak dbanie o to, aby wszelkie ustalenia znalazły odzwierciedlenie w pisemnym dokumencie. Należy precyzyjnie określić datę zakończenia praktyk, kwestie rozliczeń finansowych oraz zwrotu powierzonego sprzętu. Pamiętajmy również, że podpisanie porozumienia musi być w pełni dobrowolne. W przypadku, gdy praktyka nosiła znamiona regularnego stosunku pracy, praktykant zachowuje prawo do dochodzenia swoich praw przed sądem pracy, domagając się ustalenia istnienia stosunku pracy, nawet po formalnym zakończeniu praktyk.